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受付係の主な役割は、組織や事業のためのドアマンとして行動することです。特定の機能は会社の性質によって異なります。例えば、診療所の受付係は健康管理フォームの処理を手助けすることができ、そしてサロン受付係はヘア製品を販売しようと試みるかもしれない。しかし、普遍的な受付係によって行われるいくつかの機能があります。
電話やメールを受信する
受付係は常に電話をかけるべきです。このタスクの複雑さは企業によって異なります - 受付担当者が複数回線対応電話を扱う必要がある場合と、通話量が少ない場合があります。受付係は電話に丁寧に答え、必要なときに適切な部署に電話をかけるか、メッセージを書き留める必要があります。時々受付係はEメールアドレスにアクセスし、適切な人にEメールをリダイレクトするべきです。
挨拶の訪問者
受付の人は会社を前向きに表現する機能を持っています。受付係がデザインしたイメージは、会社の性質によって異なります。それが美容院であるならば、受付係がすばらしい散髪をしてそれを清潔に保つことはもっと重要かもしれません。エリアがファッショナブルな場合、フロントデスクの係員はさまざまなワードローブを用意する必要があるかもしれません。ビジネスに関係なく、受付係はスタッフと訪問者に対して親切でプロフェッショナルである必要があります。
ポーター
受付係がプロのイメージを渡して訪問者を安心させることが重要ですが、受付係は訪問者の上映を行わなければならないことがあります。セキュリティ上の懸念が高まっている時代には、受付係は訪問者が誰であるかを確認したり、身元を尋ねたり、ゲストリストに載っているかどうかを確認したりする必要があります。いくつかの企業は彼らが建物へのアクセスを得ることができる前に受付係が訪問者をチェックすることを可能にする内部通信システムを持っています。
一般的な仕事
電話に応答して訪問者を受け取ることはほとんどの日を要することができますが、受付係には手紙やメモの入力、会議のスケジュール、郵送用の記事の梱包、ステッチシートの処理、提出などの管理責任もあります。ドキュメント受付係は、会議の調整、特定の場所の清潔で整理された管理、および事務用品の注文を手伝うこともできます。
