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多くの会社はお金を扱うだけでなく、売掛金の勘定を帳簿に記入します。これらは、顧客が会社に借りている価値であり、一般的に損益計算書では収入として認識されます。このプロセスは困難な場合があり、受け取ったお金を顧客のアカウントに簡単に転記することはできません。この領域の手順では、この作業を合理化するための手法を指定しています。
手順1：資金の入金
小切手と現金を識別できない場合でも、すべての小切手と現金を売掛金システムに入金します。また、クレジットカード決済も迅速に処理してください。取引を文書化する正体不明の小切手で預金伝票にメモをとることができます。デポジット受領書のコピーは通常オンラインで入手できますが、これはデポジットの一部であるアイテムには当てはまりません。すぐに識別できないアイテムのコピーを作成し、受け取った日付までに提出します。
手順2：調査
最も古いアイテムを含むファイルを取得して、最初に作業します。システム内で類似した名前を見つけてください。お客様の名前が正しく入力されていない可能性があります。支払い金額またはその他の特別な詳細に一致するすべての未処理の請求書を検索できます。会計部門によっては、解決された未確認のアイテムに関するファイルを持っているため、同じ顧客から別の小切手を受け取った場合、特定の問題に時間を費やす必要はありません。
手順3：営業部門に連絡する
営業担当者に連絡し、システムに特派員がいない支払いに関する情報を入手してください。売掛金は営業部門で発生したので、営業担当者はいくつかの有用な情報を提供することによってあなたを助けることができます。金額は、まだ認識されていない販売の支払いである可能性があり、その場合、販売部門はシステムに売掛金を入力する必要があります。販売部門とは関係のない販売で受け取った資金が判明した場合は、関係する部門と会計マネージャーに通知してください。
手順4：特定のアカウント
未確認の領収書に使用する特定の総勘定元帳アカウントを作成します。この口座は、多くの場合、信用残高のある負債として作成されます。身元不明の支払いを受け取ったら、お金を引き落とし、身元不明のレシートアカウントに入金します。金額が参照する消費者を特定したら、入力を取り消して売掛金勘定を入力できます。または、債権を使用して、売掛金の貸方記入や負債の清算を行うこともできます。
手順5：消費者に連絡する
販売部門内で領収書が見つからない場合、次のステップは顧客に連絡して、販売の詳細を入手することです。時々、中小企業の経営者は自分の名前で何かを買うことができますが、会社の小切手で支払うことができます。小切手に電話番号が記載されていない場合は、インターネットを使用して連絡先情報を検索する必要があります。できる限り多くの情報を提供できるように、お客様と話すときは、小切手または小切手のコピーを手元に用意してください。
手順6：新しい領収書
それでも妥当な時間が経過してもシステム上で顧客を見つけることができない場合は、システムで受信可能な新しいアカウントを作成する許可をコントローラーに求めます。次に、状況に関するメモを追加し、チェックをその新しいアカウントにリンクします。小切手の金額によっては、適切な口座への入金に1時間以上費やしても意味がありません。これらのアイテムがたくさんある場合は、営業担当者に会って、この問題の背後にある原因を特定し、修正を試みてください。
