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転送レポートは、さまざまな分野でさまざまな状況で使用されます。これは、あるポジションにいる従業員が、あるポジションへのスムーズな移行を確実にするために、他の従業員、代理人、または新人に何が起こり、将来何が必要かを知らせるために使用される基本的なツールです。シフトの変更から新入社員の入社のレポートにまで及ぶ可能性があります。報告書は代用者のための指針と考えられるべきであり、そして仕事と任務に応じて、それはその特定の立場に関連した情報を含むべきである。後継者が作業を適切に完了するために必要とする目的、機能、およびあらゆる情報に留意することが重要です。理想的な転送レポートは、移行中に問題や予期しない問題が発生しないようにします。

説明書

引き継ぐための詳細な転送レポートを作成する （Siri Stafford /デジタルビジョン/ゲッティイメージズ）

レポートを作成する

1. 新人が知る必要があるすべての情報の完全なリストを作りなさい。毎日何をしているか、毎週、毎月、または毎年行っていることを検討してください。基本的な機能と責任を超えた情報を含める。連絡先、プロトコル、コマンドチェーン、パスワード、キー、重要な日付、トレーニング、その他の職務固有の情報。一度にこれをやろうとしないでください。含める必要があるすべてのことを覚えておく時間を自分に与えます。

   

   振替報告には、日常業務の遂行に必要な項目を含める必要があります。 （Fotolia.comからの園芸によるキー画像）

2. 優先順位、頻度、情報の種類、順序でリストを分割します。現在のプロジェクト、日付、または開始日、それらをどのように進捗させるか、および期限を一覧表示します。代理人が知る必要があるプロジェクトのすべての側面を含めます。

3. 役職に合わせて情報を整理します。シフトチェンジレポートについては、あなたのシフトで始められたものから始めて、次に完成させる必要があります。完了したタスクを含めてください。そうすれば、置き換えはそれらを二度としません。彼らが始めることができる前に代理人が知る必要があるであろう情報をリストしなさい。適切さと順序に基づいてリストでフォローアップ。

4. 文書および職務固有の項目用の詳細なマップおよび場所のディレクトリーを作成します。そのため、フォーム、サプライ品、またはキーを探すために遠くに行く必要はなく、単にレポートを読むだけです。

   
   

   

   新入社員用のフォームディレクトリを作成します。 （Fotolia.comからのPetar Ishmerievによるオフィススタッフの画像）

5. ポジション、あなたの会社、そして会社の目標の概要を書いてください。そうすれば、代理人はどこから始めてどこで終わるべきかを知ることができます。過去の実績を含め、どのように達成したかを説明してください。これにより、プロセスフローを中断したり、結果を成功させる可能性を高めたりすることなく、始めたものを継続するためのツールが得られます。

6. オフィスコンピュータプログラムを使用してレポートを作成してください。既存のレポートテンプレートを使用するか、仕事の特定の項目に基づいて独自のレポートテンプレートを作成します。何も忘れられていないことを確認するために何度かレポートを調べます。同僚に読んでもらうと、彼は足りないものを覚えているかもしれません。

どうやって

• 特定のタスクにどのくらいの時間を費やすべきかについての説明を含めます。
• 代理人が生産性と作業パフォーマンスを向上させる方法についてのヒントを追加します。