コンテンツ
従来の紙のアーカイブは、コンピュータ上のデータベースにファイルを保存することにより、大部分が置き換えられたか、支援されてきました。従来のアーカイブには長所と短所があります。紙のファイルは手元にあり、簡単にアクセスできますが、多くのスペースと紙の無駄も消費します。従来のファイリングシステムが適切かどうかの判断は、ビジネスによって異なります。法律事務所や医療記録を持つ企業は、ファイルが急速に変化し、成長する可能性があるため、従来の紙によるファイリングが日々の進展に対応する唯一の効果的な方法です。
簡単にアクセス
従来のファイル編成は簡単にアクセスできます。ファイルは物理的に中央の場所にあります。何も見つからない場合は、探しているものが正確に見つかるまで、時間をかけて各ファイルを調べることができます。ファイルを表示、操作、および読み取る機能は、常にビジネスの側面を革新する方法について考えるのに役立ちます。
わかりやすい
従来のファイリングシステムは通常、理解しやすいものです。アーカイブは、アルファベット順、主題別または能力別、数値順、日付順、場所順、または重要度順など、いくつかの方法で整理できます。使用するファイリングシステムを最初に理解していなくても、アーカイブを検索し、要素の定義に注意を払うことでそれを見つけることができます。
時代遅れ
一方、従来のファイルアーカイブは、多くの組織でコンピューターに置き換えられています。より多くの企業がファイルをスキャンしてオフィスのコンピューターにダウンロードしています。この方法を使用すると、ワーカーはファイルを検索して、検索データベースソフトウェアを使用して即座にアップロードできるため、時間を節約し、生産性を向上させることができます。
保護が難しい
従来のファイルのアーカイブでは、十分な保護がありません。火災やその他の自然災害によりファイルが破壊され、ビジネスが失われる可能性があります。従来のファイルのバックアップには時間がかかり、コピー、ラベル付け、再アーカイブに何時間もかかります。
スペースと効率の欠如
従来のファイル編成では手に負えなくなる可能性があります。整理するファイルの数は、ビジネスに伴って増加します。すべての書類のためのスペースを見つけることになると、それは頭痛の種になる可能性があります。アイテムを効率的にアーカイブすることも課題となります。
