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• ステップ1
• ステップ2
• ステップ3
• ステップ4
• 手順5

最高の企業でさえ、いつでも苦情の手紙を受け取ることを認識しています。顧客関係ラベルは、顧客満足度を維持することに加えて、会社の発展を助けるためにこれらの手紙に答える必要があることを示しています。苦情の手紙の性質や調子に関係なく、苦情に署名し、住所を提供した場合、顧客は迅速で丁寧な対応を必要とします。そのような通信は、監査および法的手続きの永続的な記録になります。

ステップ1

苦情を要約し、読者が理解できるようにしてください。苦情を繰り返すことはあなたがそれに同意することを意味しませんが、あなたがそれを聞いて理解したことを示します。お客様の不満を理解していることを示します。

ステップ2

何がうまくいかなかったか、なぜ起こったのかを説明してください。調査する必要がある場合は、すぐに顧客に知らせ、この長い調査の更新について必ず通知するようにしてください。更新することを忘れないでください。

ステップ3

問題をどのように解決したか、または今後再発しないようにする方法をお客様に伝えます。各顧客の手紙の苦情に対応してください。件名をスキップまたは無視しないでください。

ステップ4

謝罪、ギフトカード、次の購入の割引、払い戻し、次の注文の優先度など、顧客に何かを提供します。顧客はあなたが彼らの好みと彼らが書くことに費やした時間を高く評価していることを知る必要があります。

手順5

顧客に何をすべきかを伝えることにより、手紙を締めくくります。たとえば、将来不満がある場合は、もう一度書いてください。彼は保証と将来の可能な行動についての明確な考えを必要としています。漠然とした一般化されたアイデアではなく、行動で終わります。