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受付係は通常、オフィスに入るときに最初に目にする人です。そのため、受付係は、彼らが働いている会社やオフィスの他の専門家の重要な代表になります。ビジネスマナーを守ることは受付の仕事の重要な部分ですが、良いマナーを構成する多くの変化と意見は受付または監督が適切な行動を決定することを困難にします。
意義
発信者と訪問者に第一印象を与える人としての受付の重要性は、誇張するのは難しいです。マナーの悪い受付係は会議の前に否定的な口調を与え、潜在的な顧客への自信を刺激しません。一方、ビジネス環境のエチケットを見守る受付は、プロ意識と効率性を強く感じさせます。これにより、部外者に対する会社のイメージが向上するだけでなく、他の従業員が自分のオフィスが仕事のためのプロフェッショナルな場所であると感じられるようになります。
タイプ
受付係はさまざまな方法で雇用主を代表します。電話への応答と訪問者への挨拶は、受付係にとって最も一般的な2つのタスクであり、どちらも適切なエチケットが必要です。会社のポリシーにより、受付担当者は、電話を受けたり、さまざまなタイプの顧客に連絡したりするときに、電話で所定のスクリプトを使用する必要があります。他の場合では、受付係は独自の裁量を使用して、各顧客とのやり取りを異なる方法で処理することができますが、適切なレベルの形式と専門性があります。オフィスで働く個人は、受付係に連絡できる時期や方法など、追加のルールを受付係に渡すことがあります。
トレーニング
一部のオフィスでは、受付係は高校または大学の卒業証書を保持する必要がありますが、受付係のエチケットトレーニングの多くは仕事で行われます。受付係は、データ入力ジョブまたはオフィスアシスタントとして、対話を必要としない位置でオフィスでの作業を開始できます。会社の方針と受付係の行動に注意を払うことで、新入社員は初めての受付職になることができ、他の受付職を探すときに役立つ経験を生み出すことができます。
考慮事項
すべての業界とオフィスには、受付のエチケットに関する独自のルールがあります。一部のオフィスでは、フォーマルドレスとスピーチモードが必要です。また、顧客をリラックスして歓迎するために、よりカジュアルな形式のエチケットを課すものもあります。新しい受付係と彼女の上司の間のコミュニケーションは、誰もが期待されていることを知らせるために不可欠です。受付係として、特定の状況でのエチケットがわからない場合は、丁寧に謝罪し、上司または受付係にどのように対応すべきか尋ねてください。
チップ
各オフィスは異なりますが、受付は同じヒントのいくつかを利用できます。優れたパフォーマンスを得るには、マルチタスクの人間であることが不可欠ですが、誰かがオフィスに入るときは、十分に注意を払うことが重要です。これは、通話を保留にするか、すぐに完了するか、書類を脇に置き、直接アイコンタクトをとることを意味します。受付係のワークスペースは、より専門的に表示され、情報の検索やフォームへの入力用のペンの提供などの簡単なタスクを簡単に完了するために、乱雑にならないようにする必要があります。最後に、誰かをオフィスに連れて行くとき、受付係は常に率先してゲストの存在が許可されていることを保証し、どこに行くかわからないという困惑から彼を救う必要があります。
