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PDF（「Portable Document Format」）は、複数のユーザー間で共有できるように設計されたファイルの一種です。ワードプロセッサを使用して作成されたドキュメントは、コンピュータによって外観が異なる場合がありますが、PDFドキュメントはそれ自体がフォントと画像を具体化し、どこで開かれたかに関係なく書式を維持します。 PDFはインタラクティブにすることもできます。これにより、ドキュメントの作成者は、受信者が電子メールで送信する前に入力できるフィールドを挿入できます。このようなフォームを受け取った場合、知っておくべきことがいくつかあります。
ステップ1
添付のPDFファイルをコンピューターに保存します。これを行う方法は、電子メールの読み取りに使用するプログラムによって多少異なりますが、通常、電子メールメッセージの添付ファイルの横に「ダウンロード」ボタンがあります。
ステップ2
PDFファイルを開きます。コンピューターがそれを開くためのプログラムを見つけられない場合は、無料のPDFリーダーをダウンロードする必要があります。 Acrobat Readerが最も一般的ですが、他にもいくつかのオプションがあります。その他の例については、以下の「リソース」セクションを参照してください。プログラムのインストール後、PDFを開きます。
ステップ3
PDFにインタラクティブなフォームまたはプランが含まれていることを確認してください。インタラクティブフォームには通常、画面上部にポップアップメニューバーがあり、「このドキュメントにはインタラクティブフォームフィールドが含まれています」というメッセージが表示されます。そのボックス内の[フィールドの選択]ボタンをクリックすると、ドキュメント内のすべての入力可能なフィールドが強調表示されます。照明付きフィールドをクリックします。カーソルの外観が変わり、フィールドのタイプに応じて、カーソルを入力するか、リスト形式のメニューからオプションを選択できます。 「Tab」を押すと、カーソルが1つのフィールドから次のフィールドに移動します。フラットフォームにはインタラクティブフィールドはありません。フルバージョンのAdobe Acrobatをお持ちの場合は、タイプライターツールを使用して記入できます。このツールでは、カーソルを挿入した場所にのみテキストを入力できます。ただし、Acrobatは有料プログラムであり、誰もがアクセスできるものではありません。代わりに、PDFescapeなどのオンラインサービスを使用することもできます。このサービスを使用すると、フォームを読み込んで、入力し、保存することができます。
ステップ4
完成したPDFファイルをコンピューターに保存します。ファイルを簡単に見つけられる場所を選択します。ファイルをダウンロードしたときに、コンピューターのデフォルトのダウンロードフォルダーに保存されている可能性があります。また、場所がわからない場合は、ファイルを見つけるのが難しい場合があります。プロセスを簡単にするために、それをデスクトップまたは「Documents」フォルダーに保存します。
手順5
メールプログラムを開きます。送信者への新しいメッセージを作成するか、「返信」オプションを選択します。完成したPDFをメールに添付して、「送信」をクリックします。
