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文書化された議事録との会議は、そのような記録がない場合よりも効果的かつ効率的です。決定事項が書き留められ、アクション項目とそれに対する責任者が追跡されます。会議に参加しなかった人々が、新しい出会いに時間を浪費することなく何が起こったのかを容易に見つけることができるように、ディスカッションの重要な要素が説明されています。議事録を作成することで、素晴らしい会議に対する評判に良いことを追加できます。
決定事項
会議の各人は、何が起こったのか、そして何が決定されたのかについての彼らの見解を持つでしょう。これらの決定を記録し、議事録の一部として公開する際に、将来意見の相違がある場合は、正式な決定があります。
議事録を作成することで、決定事項が明確になります。議論が明確でないときにメモが正確であることを確実にするために、秘書は「製品発売が7月か8月に行われることに誰もが同意するか」などの質問をするかもしれません。これにより、すべての参加者が同じ理解を持って会議から退席します。
アクション項目
会議で合意された行動項目の記録は、定期的に会議を開くグループに特に役立ちます。前回の会議の項目を確認することで、やるべきことを簡単に知ることができます。これにより、チームメンバーは会議の前にタスクを実行するインセンティブを得ることができます。
法的要件
理事会の会議など、場合によっては、議事録がグループの法令の要件になることがあります。彼らは税金や監査などの目的のための法的文書と見なすことができます。これらの企業には通常、すべての会議の議事録を担当する幹事がいます。
秘書の定義
正確な議事録が重要であるため、各会議には明確な秘書が必要です。メモを取り、会議に積極的に参加するのは難しい場合があります。そのため、会議の進行役が事実を記録するために別の人物を選択するのが最善の方法です。この従業員は、会議の決定事項、行動項目および討議を明確かつ簡潔な方法で記録する必要があります。非常に大きなテキストは読めないかもしれません。
スタイル
議事録の執筆にはさまざまなスタイルがあります。これらの役割が法的文書および公式文書である評議会会議の場合、法律ではどのような種類の情報をテキストで報告するかを決定することがあります。議事録の中には、特定の問題に関する最終決定を下した議論を記録していないものもあります。
ただし、ビジネス会議やプロジェクトチームでは、ディスカッションの要点を記録したほうが効果的です。これらの点を記録しておくことは、出席できなかった人や、前に議論したことを覚えておきたい人に役立ち、次回の会議で時間を無駄にすることはありません。
