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成功した受付係は、多くの仕事をこなすことができる一方で、会社の客、訪問者、そして潜在的な従業員に前向きな印象を与えます。中小企業であろうと多国籍企業であろうと、適切な組織的スキルが、良いレセプションを維持するための鍵となる可能性があります。優れた組織のアイデアは、日常業務を簡素化し、おもてなしを向上させます。
クイックリファレンスガイド
頻繁に使用される電話、オフィス番号、内線などの日常的な情報のクイックリファレンスガイドを作成します。取り扱いとクイックリファレンスを容易にするために、これらのガイドを積層フォルダに分けてください。使用していない間、それらを整理されたファイルに保管してください。要求があれば、追加のコピーを用意しておくことを検討してください。ガイドはより効率的になり、通話の転送などの日常業務のスピードアップに役立ちます。
主なコミットメント
その日の予定された訪問のリストをスケジュールによって整理してください。あなたが到着について通知する人とあなたの名前を入れてください。これにより、訪問者への歓迎フレーズをカスタマイズできます。たとえば、ゲストが到着すると、「スミスさん、会議を楽しみにしています」と言うことができます。このタイプのレセプションは、ゲストをより歓迎するものとし、会議の結果を改善するのに役立ちます。個別の歓迎は就職の面接に特に役立ちます。潜在的な従業員が歓迎されていると感じた場合、その従業員はあなたのインタビューのためにもっとリラックスし、会社のために働く可能性がより高くなります。
間隔の計画
間隔を置いて、または病気になっている日には、必ずそれを守るための支援を受けましょう。あなたを置き換えようとしている人に引き継ぐことができる基本的な義務と機能をカバーするメモを作成します。あなたはあなたの会社の異なる部署間の一時的な置き換えのためのローテーションシステムを作成することができます。これにより、会社のさまざまな部分との連絡が深まり、将来問題に対処しやすくなります。
スクラップブッキング
会社のための掲示板を作成して、会社の良いニュースと活動を強調します。空き時間があるときにそれらを更新し、訪問者が見えるように待合室に置きます。これは、訪問者が予定を待っている間に時間を過ごしたり、会社に慣れ親しんだりするのを助ける建設的な方法です。あなたのゲストを忙しくしておくことによって、あなたはあなたの効率を高める他の仕事と電話にあなたの注意を集中することができます。
飲み物
あなたの指先で軽食を保管してください。冷たい飲み物を机の下や待合室に保管するには、小型冷蔵庫を設置してください。砂糖と甘味料だけでなく、近くに個々の食堂があります。あなたの受付カウンターやキャンディーのボウルに焼き菓子のサービングの盛り合わせを置きます。近くで軽食をとると、レセプションを離れることなく会社のゲストを迎えることができます。
