コンテンツ

• 説明書
• 準備中
• どうやって
• 必要なもの

従業員向けのトレーニングマニュアルを執筆することは、大変な作業のように思えるかもしれません。 Microsoft Word 2007ツールを使用すると、このプロセスが簡単になります。書き始める前に、いくつか計画を立てます。あなたの従業員がどの仕事を果たさなければならないか、そしてそれらを助けるためにどの仕事を説明できるかを決定します。あなたが対面授業であろうと自己誘導ツアーであろうと、マニュアルをどのような状況で使用するかを計画してください。どのような種類のマニュアルが必要かがわかったら、そのアイデアを現実のものにするために使用できるツールがいくつかあります。

説明書

Microsoft Word 2007でトレーニングマニュアルを作成する （Comstock Images / Comstock /ゲッティイメージズ）

準備中

1. Wordの罫線ツールを使用して、従業員が習得する必要があるタスクの複数レベルのリストを作成します。このプロセスは、マニュアルの長さを決定するのに役立ち、また、従業員に説明するためにジョブをより小さく、より簡単な部分に分割するのに役立ちます。 Wordで罫線ツールを使用するには、空白の文書から始めて、[ホーム]を選択する必要があります。 "段落"グループには3つのボタンがあります。ドット、数字、そしてマルチレベルリストです。 [マルチレベルリスト]を選択するか、下矢印をクリックして境界線オプションのリストを選択できます。あなた自身のものを作ることもできます。あなたのパラメータを書いてください。 Tabキーを押して、マルチレベルリストの次のレベルに移動します。戻るには、[Shift + Tab]を押します。職場で必要なタスクを実行する方法を従業員に説明するために、トレーニングの手順やその他の情報を書き留めます。

2. Wordのヘッダーとフッターの機能を使用して、文書の各ページにページ番号、セクションの内容、およびタイトルを追加します。ヘッダーとフッターは、従業員がトレーニングマニュアルのどこにいるのかを知るための重要な視覚的参照です。トレーニングをしているときに、ページに番号を追加すると、特定のページを特定の科目に関連付けるのに役立ちます。 [タブの挿入]をクリックし、[ヘッダーとフッター]セクションで[ヘッダー]を選択します。あなたはヘッダースタイルのためのオプションを持っているか、あなたはあなた自身のものを作ることができます。ヘッダーはマニュアルの各ページに表示されますが、反対のページにのみ表示されるように変更して、マニュアルが本の行に従うようにすることもできます。フッターはページの下部に表示され、通常、ページ番号、日付、およびユーザー情報を表示するために使用されます。 [ヘッダーとフッター]セクションの[フッター]をクリックすると、前と同じようにいくつかの種類が選択できます。

   
   

3. あなたのトレーニング教材をあなたがあなたの従業員に配達する他のアイテム（例えば、従業員ガイド）と区別するためにカバーを加えなさい。 Pagesセクションで「Insert Tab」をクリックしてから「Cover」をクリックして、独自のカバーを作成します。あなたはあなたが選ぶことができるか、あるいはあなた自身のものを作ることさえできる様々なカバースタイルを見るでしょう。マニュアルにわかりやすいタイトルを付けてください。多くの場合、これらのマニュアルはグループで作成されているため、作成日と作成者を含みます。

4. トレーニングドキュメントの目次を作成するのに役立つヘッダーを追加します。これはまた、従業員の使用を容易にするために視覚的に整理するのに役立ちます。事前に作成された境界線を使用して、各主題に異なる見出しスタイルを作成します（この見出しは、ページ上部のものと同じではありません）。ヘッダースタイルは、さまざまなトレーニングセクションやさまざまなサブセクションを示すために使用するフォントスタイルです。

   あなたが会社の通信文の書き方についてのマニュアルを書いているならば、あなたの見出し1は「コーポレートレターを書く方法」であるべきですそしてそれから字幕は「何を含むべきか」かもしれません。見出し1と2にマークを付けるには、[Home]を選択します。スタイルセクションには、見出し1、見出し2、凡例など、さまざまなスタイルを選択できます。最初の見出し1にしたいテキストを選択し、「見出し1」セクションをクリックしてその重要度を示します。次のセクションをクリックしてヘッダーを作成します2.ヘッダー1と2を選択して境界線全体をたどります。

5. 目次（TOC）を追加して、必要に応じて従業員が必要とする可能性がある情報を見つけやすくします。ドキュメントにプライマリヘッダーとセカンダリヘッダーが既に追加されている場合は、Wordで作業して目次を作成してください。 TDCを表示したい文書の始め（通常は表紙の後）をクリックし、タイトルの付いたセクションの[参照]、[目次]の順にクリックします。使用できる自動テーブルの一覧が表示されます。自動選択のいずれかをクリックすると、TDCが事前に選択されたヘッダーを使用して表示されます。

   
   

6. トレーニングマニュアルの見出しとセクションを順番に並べます。マニュアルの最後で最も重要な部分は索引です。索引が完成しているほど、後でページ番号で答えを見つけやすくなります。索引を作成するには、挿入したい単語を選択します。 [参照]をクリックしてから[マークイン]をクリックして、インデックスに追加する各アイテムに対してこの操作を続けます。終了したら、トレーニングマニュアルの最後までスクロールし、[参照]、[インデックスの挿入]の順にクリックしてインデックスを追加します。

7. スペルをチェックしてファイルを保存してください。最初のトレーニングマニュアルを作成したら、[開く]、[名前を付けて保存]の順にクリックし、[名前を付けて保存]セクションにダイアログボックスが表示されたら、矢印をクリックして他のマニュアルのテンプレートにすることができます。下に移動して[Wordテンプレート（.dotx）]を選択すると、他のトレーニングマニュアルで作業内容を再利用できます。

どうやって

• 従業員があなたが書いていることを理解するのを助けるためにグラフィックスと他のイラストを加えてください。
• このマニュアルで使用されている情報は、従業員に引き渡す前に、必ず1人以上でテストしてください。
• Word 2003と2007では、インターフェイスが異なります。これらのヒントはWord 2007を参照していますが、Word 2003にも同じ機能があります。

必要なもの

• Microsoft Word 2007